Implantação do SIGRH: mais economia e agilidade na gestão de pessoas

Download PDF

modulos_sigrh

Desde o último dia 07 de setembro, foi “virada a chave” para a implantação de mais cinco módulos do Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH), a fim de substituir o antigo Sistema Integrado de Pessoal (SIP), nos processos de gestão de pessoas na Universidade Federal da Bahia”, anunciou a assessora de tecnologia da informação da UFBA, Fabíola Greve.  “A inovação traz uma mudança significativa, pois viabiliza a integração das várias bases de dados, permitindo validação, automatização dos processos e agilidade de acesso.  Além disso, todas as informações estarão disponíveis na interface de uma única plataforma”, disse ela.

O novo sistema – que tem uma “forte interação” com o Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (SIAPE), de abrangência nacional e controlado pelo Ministério da Economia – é mais interativo e traz funcionalidades com vantagens como a desburocratização e a diminuição de gasto com papéis, impressões e malotes”, enumerou a assessora de TI.

Nessa fase específica da implantação do SIGRH, o coordenador de gestão de pessoas da Pró-reitoria de Desenvolvimento de Pessoas (Prodep), Jeilson Barreto Andrade, informou que foram ativados os módulos de avaliação funcional, aposentadoria, cadastro, férias e financeiro e “o maior impacto será sentido nas áreas administrativas, que lidam com o setor de pessoal”.  Segundo ele, a expectativa é que por volta do segundo semestre de 2020, todas as funcionalidades desses módulos estejam abertas para o usuário final, que é o servidor da UFBA – docentes e técnicos-administrativos”, explicou ele.

A partir daí, “os processos serão automatizados e requisições que antes eram manuais, estarão totalmente integradas, pois com o SIGRH, serão abolidas uma série de procedimentos de validação de informações e o gestor apenas confirmará e autorizará a solicitação”, exemplificou a assessora.  Entre essas funcionalidades está o agendamento de férias em que “o próprio servidor poderá, ele mesmo, fazer a marcação, automaticamente, no próprio sistema.  Não será mais necessário enviar ofício com tabelas e assinaturas”, acrescentou ela.  “Tal possibilidade será plenamente possível, para as marcações das férias para 2021, quando a plataforma estará rodando satisfatoriamente”, estimou Andrade.

Outra funcionalidade importante do SIGRH, pelo módulo de avaliação funcional, será a possibilidade de realizar a avaliação para a progressão funcional dos técnicos-administrativos com todas as etapas executadas pelo sistema, considerou o coordenador de desenvolvimento humano, da Prodep, Leonardo Serafim Muricy. “Isso será possível através da integração aos demais sistemas (SIGAA – acadêmico e SIPAC – administrativo), reunindo relatórios com os dados exigidos para a progressão”, esclareceu Muricy.

No momento, usuários da comunidade universitária, que sejam servidores, já podem fazer seus perfis no portal (www.sigrh.ufba.br) e visualizar algumas informações (histórico funcional, dados pessoais cadastrados), disse Jeilson Andrade.  Mas “ainda não é possível interagir com a plataforma, para depositar informações ou enviar solicitação para ser processada pelos gestores da Prodep”, disse, anunciando que “futuramente, numa próxima fase, os campos serão abertos, pois ainda dependem de ajustes de processos que estão sendo realizados na Universidade”.

Além de ganhos como economia de recursos materiais, agilidade de tempo, facilidade de acesso e confiabilidade de dados, a automatização proposta pelo SIGRH representa uma mudança de cultura, destacou Muricy.  “Esse é um momento importante pois traz novos desafios de adaptação, já que as pessoas estão estudando e analisando as funcionalidades presentes e possíveis nos novos módulos em comparação ao que tinham no antigo sistema SIP, conferindo os avanços do SIGRH”, afirmou o coordenador de desenvolvimento humano.

recursos humanos ufba - setembro 2019“É também uma mudança importante na estrutura da universidade porque, nesse momento, acontece a adequação dos procedimentos para viabilizar a tramitação eletrônica de processos, dentro do Projeto UFBAPEN – Processo Eletrônico Nacional”, frisou o coordenador Jeilson.  De acordo com ele, “é muito importante ter ferramentas automatizadas para a gestão de pessoas, pois a Prodep/UFBA gerencia dados de mais de 10 mil pessoas do atual quadro próprio de recursos humanos da Universidade”.

 A mudança é um trabalho articulado entre vários segmentos da Universidade.  Cerca de 120 pessoas, entre as equipes de técnicos da Prodep e da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), “estão trabalhando de forma integrada para aparar as arestas e ativar completamente o sistema”, informou Andrade.  “O momento é complexo mais todos envolvidos estão muito empenhados em estudo e aprendizado” assegurou Muricy.

“Apesar do contingenciamento de verbas e da situação orçamentária crítica, há um esforço da Universidade em dar continuidade à implantação dos módulos”, declarou a assessora de TI. De acordo com ela, “a equipe de técnicos da STI, mesmo reduzida, está trabalhando, a fim de continuar a implantação dos sistemas do programa UFBA-SIM, mesmo com apoio limitado da empresa de informática, responsável pelas mudanças e manutenção no código da plataforma, devido aos ajustes no contrato pela situação de restrições”.

Módulos do SIGRH já implantados

Cinco novos módulos foram implementados, nesta segunda fase do SIGRH, iniciada no último dia 07 de setembro de 2019:

Aposentadoria: oferece diversas informações sobre aposentadoria dos servidores, através de consultas e relatórios. Possibilita cadastrar os tipos de aposentadorias disponíveis, consultar as previsões de aposentadorias, solicitar contagem de tempo de serviço, cadastrar os servidores que possuem contagem de tempo especial, efetuar o recadastramento dos aposentados e pensionistas, consultar e cadastrar portarias de aposentadoria, identificar servidores com direito ao abono permanência, cadastrar isenção de contribuição de previdenciária e etc.

Avaliação Funcional: gerencia o processo de avaliação das atividades técnicas e administrativas desenvolvidas por técnicos e docentes.  Permite registrar, autorizar e acompanhar os processos de avaliação de desempenho, cadastrar e validar as avaliações, gerar relatórios de avaliação de servidor, dimensionamento da força de trabalho, mão de obra e verificar adesões a plano de saúde, ausência, averbação, dependentes, designações e etc.

Cadastro: destinado a cadastrar manualmente novos servidores e complementar informações gerada pelo SIAPE, como: atualizar as informações pessoais e funcionais, atribuir necessidade especial para os servidores, cadastrar dependentes, registrar afastamentos, alterar lotação e exercício dos servidores, cadastrar adicionais de periculosidade, cadastrar laudos com as condições dos ambientes de trabalho, cadastrar designações e exonerações de cargos/funções, registrar ocorrências funcionais, atualizar as informações associadas à formação escolar dos servidores, registrar as progressões funcionais, cadastrar tempo de contribuição decorrente de vínculo de trabalho prestado a outras instituições, registrar redistribuição e etc.

Férias:  permite o gerenciamento das férias dos servidores da instituição. Nele é possível registrar os períodos de bloqueio para concessão de férias para todos os servidores, cadastrar períodos de férias, interromper e homologar as férias dos servidores por unidade, exportar os dados de férias para o SIAPE, importar as informações de férias do SIAPE para o SIGRH etc.

Financeiro:  permite, ao gestor de recursos humanos, gerenciar todas as informações que possuem efeito financeiro na instituição. Além disso, é possível gerar os arquivos com a informações dos adicionais dos servidores para o SIAPEnet e movimentação financeira que impacte na folha de pagamento (como faltas, retroativos, etc.).  Gera o arquivo SEFIP, visualizar, cadastrar e autorizar os projetos de cursos e/ou concursos da Instituição, autorizar os pagamentos de cursos e concursos, etc.

Na fase anterior, iniciada em 2017, foram implantados:

Portal do Servidor: espaço onde estão agrupadas as funcionalidades de interesse do servidor, de acordo com seu perfil (estatutário ou celetista, técnico ou docente).

Integração SIAPE: estabelece comunicação com o banco de dados do SIAPE; possibilita carregar arquivos e enviar as informações de férias do SIGRH para o SIAPE.

– Capacitação – realiza a gestão dos programas de capacitação oferecidos aos servidores. Facilita o contato do trabalhador com a sua chefia para inscrição nos cursos desejados e gera relatórios com indicadores sobre participantes em capacitação e suas respectivas áreas de interesse.  Com ele, é possível criar um banco de talentos a partir do histórico dos cursos realizados pelos servidores, tendo como base os relatórios gerados pelo sistema que permitem a análise de dados. Permite cadastrar instrutores externos e internos, as atividades, os eventos e editais e as turmas de capacitação, lançar frequência dos alunos e fazer as inscrições online dos servidores, além de emitir e declarações e certificados, etc.

ufba simSobre o UFBA-SIM

O programa UFBA-SIM (Sistemas Informatizados e Modernos) é a integração dos sistemas informatizados da Universidade – www.ufbasim.ufba.br – proporcionando a padronização de processos, reposição de dados unificados em portais e acesso fácil às informações através de plataformas web e móveis, entre outros benefícios à comunidade universitária.

O UFBA-SIM é composto por três grandes sistemas integrados (SIGs): o de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC; de Gestão de Atividades Acadêmicas – SIGAA e o de Gestão de Recursos Humanos – SIGRH.   “Os sistemas anteriores eram estáticos e baseados em tecnologias que não avançaram muito nos últimos anos e um dos problemas que traziam é a falta de comunicação entre eles, o que impedia o compartilhamento de informações estratégicas”, analisou Fabíola Greve, que é a coordenadora do UFBA-SIM.

Além disso, ela destaca que “eram sistemas muito voltados para a tecnologia de desktop com serviços centralizados e formas de acesso restritas.  Mas o UFBA-SIM, que abrange áreas fim e meio da atuação universitária, envolve também a área acadêmica, ferramentas voltadas para recursos humanos, gestão financeira, administrativa e patrimonial. O programa é desenhado a partir de tecnologias avançadas que permitem acesso através de portais na web, dispositivos móveis com tablets e smartphones e compartilhamento de informações de maneira segura”, informou a assessora.

Em funcionamento desde 2009, o SIPAC é o sistema mais consolidado até o momento, na universidade e já conta com 11 de seus 27 módulos implantados. Seus módulos de “patrimônio” – divide-se em Patrimônio  Móvel (possibilitando o registro dos materiais permanentes da instituição, para o controle sobre a localização, movimentação, desfazimento e ajustes contábeis e sofridos pelos bens) e Patrimônio Imóvel (gerenciador de todos os imóveis da instituição); “bolsas” – atende as demandas dos discentes e servidores no que diz respeito às bolsas, sejam ela de auxílio ou apoio técnico, disponibilizadas pela Instituição; e “faturas” – informatiza o acompanhamento e registro das despesas a pagar através de faturas, reúne informações referentes aos gastos com hotéis, passagens, contas de telefone, água e energia elétrica, permitindo o cadastro das faturas, serviços e notas fiscais emitidas, incluindo os processos de pagamentos e o gerenciamento do montante faturado nesses serviços.

O módulo stricto sensu do SIGAA, implantado desde 2018, possibilita o acompanhamento das atividades nos cursos de pós-graduação, incluindo a avaliação dos requisitos estabelecidos por colegiados para a obtenção do diploma e preparação para bancas de defesa de dissertações e teses, além da conferência e validação automatizada desses documentos.  Esse módulo traz várias vantagens para os programas de pós-graduação: “um calendário mais flexível que dá liberdade para a oferta de disciplinas, em que é possível, por exemplo, promover um curso de dois meses com a participação de um professor visitante”, disse Fabíola.  Ela também acrescentou que “é um sistema bastante completo e contribui para uma gestão mais dinâmica dos 87 programas de pós-graduação da UFBA”.

E por fim, o SIGRH teve o processo de implantação iniciado desde 2017 com sua integração ao SIAPE e a disponibilização do módulo de “capacitação”, administrado pela Pró-reitoria de Desenvolvimento de Pessoas (Prodep).   Recentemente aconteceu a segunda fase com a “virada da chave”, na última semana.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*
*
Website