Nova fase do UFBAPEN moderniza 46 procedimentos operacionais na Universidade

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Uma importante etapa de implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN) foi concluída no dia 09 de dezembro na Universidade Federal da Bahia, com o início da automatização de 46 Procedimentos Operacionais (POs), pertencentes a atividades das áreas administrativa (34), recursos humanos (05) e acadêmica (07). Após o mapeamento, adequação e aprovação pelas respectivas unidades, em conjunto com a Superintendência de Desenvolvimento Institucional (Supad), a lista dos POs foi publicada e divulgada à comunidade universitária.

Os 46 procedimentos operacionais, que descrevem fluxos de trabalho e processos com tramitação eletrônica, estão disponibilizados no Manual de Procedimentos Administrativos da UFBA . Esses POs foram elaborados pela Supad, em parceria com o o Comitê Executor do Processo Eletrônico Nacional na UFBA (UFBAPEN), mais servidores das pró-reitorias, e devem ser utilizados como referência para orientar a tramitação dos processos eletrônicos relacionados às áreas acadêmica, de pessoal, de contratos e convênios e de compras, material e patrimônio. Eles podem ser acessados no sítio específico para os novos procedimentos do UFBAPEN.

Desde o mês de agosto, o Comitê Executor do UFBAPEN trabalha no cumprimento do cronograma da Portaria 104/2019 do Gabinete da Reitoria, realizando visitas em várias unidades da universidade, a fim de revisar os procedimentos operacionais, informou a coordenadora de sistemas da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) Ana Carina de Almeida Melo, que integra o UFBAPEN. “A cada final de mês era feita uma análise para verificar a perspectiva de conclusão do trabalho. Então, a equipe constatou uma quantidade superior de procedimentos que precisavam de revisão, o que extrapolou a expectativa firmada na fase de planejamento”, explicou.

O conhecimento das necessidades específicas e do incremento do volume de procedimentos levou à definição de uma nova estratégia para a finalização da implantação do UFBAPEN. A partir daí, “foi necessário ampliar o prazo da implantação completa, finalizando uma importante etapa agora em dezembro, e a próxima, no primeiro semestre do ano que vem”, ressaltou Melo.

A opção por dividir essa última fase de implantação do PEN na UFBA em duas etapas deu-se baseada no “cuidado de não propiciar a formação de gargalos em áreas de maior demanda de abertura de processo e de atendimento à comunidade UFBA, como é o caso, por exemplo, da matrícula de novos estudantes”, justificou a especialista em tecnologia da informação.

“A partir de março de 2020, acontecerá a última fase da implantação do UFBAPEN, mediante a automatização de mais de 120 procedimentos operacionais, voltados aos processos de pagamento de bolsas, progressão de docentes e ingresso de novos estudantes”, explicou Melo. A primeira fase de implantação do UFBAPEN aconteceu em dezembro de 2018, com o setor de compras.

Benefícos do UFBAPEN

“O Programa UFBAPEN tem o objetivo de institucionalizar de forma planejada e controlada a tramitação eletrônica de processos e documentos em todas as unidades (acadêmicas e administrativas) da UFBA”, informa a presidente do comitê, Maria Luiza Braga. Quando todas as áreas – acadêmica, administrativa e de recursos humanos – da UFBA estiverem abrindo processos exclusivamente de forma digital, a expectativa é de que a modernização possibilitada pelo sistema de tramitação eletrônica gere uma economia anual de quase R$ 1,5 milhão e possibilite que os processos tramitem com mais agilidade e transparência.

Além da economia em consequência da redução do uso de papel, dos custos com tramitação física e do espaço de armazenamento físico, a implantação total do PEN na UFBA também “trará celeridade na criação, tramitação e acesso de processos e documentos, aprimoramento da confiabilidade e segurança das informações”, afirma a coordenadora de sistemas da STI.

Com o processo eletrônico, todo cidadão – da sociedade civil e membros da comunidade UFBA – poderá realizar uma consulta transparente, rápida, segura e padronizada aos processos e documentos que tramitam na Universidade. O pronto acesso será possível devido à versão do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), utilizada pela UFBA.

A implantação da tramitação eletrônica de processos integra as diretrizes e metas de tecnologia da informação, estabelecidas pela gestão da Universidade, e presentes no seu PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação) e consta como medida de agilidade e economicidade para a instituição.

O projeto faz parte do Programa institucional UFBA SIM (Sistemas Integrados e Modernos) e tem envolvimento direto da Reitoria; das Pró-Reitorias de Planejamento e Orçamento (Proplan), Administração (Proad), Desenvolvimento de Pessoas (Prodep); das Superintendências de Administração Acadêmica (Supac), de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (Supad) e de Tecnologia da Informação (STI) e do Sistema Universitário de Bibliotecas (Sibi).

 

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