UFBA lança manual com orientações sobre processo eletrônico

Download PDF

WhatsApp Image 2020-06-12 at 17.49.26

 

Instruções relacionadas aos principais tópicos envolvendo a tramitação e a criação de processos e documentos eletrônicos estão disponíveis no Guia Prático do Processo Eletrônico Nacional na UFBA – UFBAPEN.

Lançado recentemente, “o guia é um manual explicativo, elaborado em linguagem acessível, a fim de facilitar a compreensão das funcionalidades e a operacionalização prática do processo eletrônico na UFBA”, explica o presidente do Comitê Executor do UFBAPEN, Adriano Peixoto, professor do Instituto de Psicologia (IPS) e coordenador de desenvolvimento institucional na Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (Supad).

A publicação está disponível online num arquivo em formato pdf. O material traz a contextualização histórica e legislativa sobre o Processo Eletrônico Nacional (PEN), no Brasil, além de informações teóricas e práticas, como o passo a passo para a execução da digitalização correta de documentos na UFBA.

Essa primeira versão, elaborada pela equipe multidisciplinar do UFBAPEN, é um volume de 40 páginas que reúne mais de vinte tópicos informativos. “Se, por acaso, os usuários sentirem falta de algum esclarecimento, poderão enviar dúvidas e observações através de um formulário online para sugestões e comentários. Desse modo, novos temas poderão ser inseridos no guia e, assim, a comunidade universitária também participa da escrita contínua e coletiva do documento”, disse Peixoto.

Neste momento atípico da pandemia de coronavírus, “o comitê do UFBAPEN uniu esforços para avançar em diversas frentes, pois, na modalidade do trabalho remoto, ele se torna ainda mais essencial para viabilizar a realização e a continuidade de atividades administrativas”, pontuou Robson de Almeida, integrante do Comitê UFBAPEN e técnico da Supad.

“Toda a equipe do UFBAPEN e diversas áreas da Universidade estão envolvidas para providenciar as condições necessárias para a tramitação eletrônica de documentos, pois ela é fundamental para a operacionalização de vários procedimentos de forma remota”, disse Almeida.  “Algo que tem sido valorizado pelos professores, neste momento, é a possibilidade de escrever documentos eletrônicos, como a ata, e enviá-los para assinatura eletrônica dos participantes”, exemplificou a integrante da equipe do UFBAPEN Ana Carina Melo, que é gerente de projeto do Sipac da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI).

“A partir desta semana, todos os processos de progressão dos servidores técnicos-administrativos e docentes tramitarão de forma eletrônica, bem como os de contratação de professor visitante. Processos críticos, como os de orçamento, também tramitarão eletronicamente, garantindo o funcionando remoto desse setor tão importante para a Universidade. Além disso, áreas essenciais, como pagamento, estão sendo objetos de trabalho, para que a tramitação eletrônica seja ampliada, nas próximas semanas”, informou Almeida.

Melo também trouxe novidades como a disponibilização da assinatura digital no Sipac e a adesão da UFBA ao barramento – sistema que permitirá a tramitação de processos para órgãos externos à universidade – que já em fase de teste e, no prazo máximo de dois meses, entrará em produção.

O PEN na UFBA

UFBAPEN_logoazulA implantação do Protocolo Eletrônico Nacional (PEN) na UFBA continua com diversas ações, que visam a proporcionar otimização de atividades e continuidade de serviços da universidade. “O Programa UFBAPEN tem o objetivo de institucionalizar de forma planejada e controlada a tramitação eletrônica de processos e documentos em todas as unidades (acadêmicas e administrativas) da UFBA”, informa Maria Luiza Braga, integrante do Comitê do PEN e técnica da STI.

Quando todas as áreas – acadêmica, administrativa e de recursos humanos – da UFBA estiverem abrindo processos exclusivamente de forma digital, a expectativa é de que a modernização possibilitada pelo sistema de tramitação eletrônica gere uma economia anual de quase R$ 1,5 milhão e possibilite que os processos tramitem com mais agilidade e transparência.

Além da economia em consequência da redução do uso de papel, dos custos com tramitação física e do espaço de armazenamento físico, a implantação total do PEN na UFBA também “trará celeridade na criação, tramitação e acesso de processos e documentos, aprimoramento da confiabilidade e segurança das informações”, afirma a coordenadora de sistemas da STI.

Com o processo eletrônico, todo cidadão – da sociedade civil e membros da comunidade UFBA – poderá realizar uma consulta transparente, rápida, segura e padronizada aos processos e documentos que tramitam na Universidade. O pronto acesso será possível devido à versão do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), utilizada pela UFBA.

A implantação da tramitação eletrônica de processos integra as diretrizes e metas de tecnologia da informação, estabelecidas pela gestão da Universidade, e presentes no seu PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação) e consta como medida de agilidade e economicidade para a instituição.

Além disso, a instauração do PEN implicará numa mudança na cultura organizacional da Universidade. Por isso, a Pró-reitoria de Desenvolvimento de Pessoas (Prodep) junto com o Comitê do UFBAPEN vem oferecendo capacitação para os servidores que trabalham diretamente com processos. Até o momento, 791 servidores já foram capacitados em 10 turmas de curso, sendo que três delas foram voltadas para gestores (a terceira está em andamento com 167 inscritos, entre gestores e docentes). Também está programada a abertura de inscrições, na segunda quinzena de julho, para mais turma de capacitação em processo eletrônico.

O projeto UFBAPEN faz parte do Programa institucional UFBA SIM (Sistemas Integrados e Modernos), tem coordenação diretiva da Reitoria e participação das Pró-Reitorias de Planejamento e Orçamento (Proplan), Administração (Proad), Desenvolvimento de Pessoas (Prodep); das Superintendências de Administração Acadêmica (Supac), de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (Supad) e de Tecnologia da Informação (STI) e do Sistema Universitário de Bibliotecas (Sibi).

É possível obter mais conhecimento sobre o UFBAPEN pelo portal UFBASIM, que reúne vários materiais como tutoriais e vídeos de formação e capacitação, documentos informativos e notícias. É possível tirar dúvidas sobre tramitação eletrônica atrvés do e-mail ufbapen@ufba.br .

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*
*
Website