UFBA-SIM vai informatizar e modernizar sistemas

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Ambientes virtuais para comunicação de professores e estudantes em tempo real

Até o final deste ano, a atualização e integração em curso dos vários sistemas informatizados da Universidade Federal da Bahia, por meio do programa UFBA-SIM (Sistemas Informatizados e Modernos, www.ufbasim.ufba.br), vão começar a mostrar seus resultados na padronização de processos, reposição de dados unificados em portais e acesso fácil às informações através de plataformas web e móveis, entre outros benefícios à comunidade universitária.

Fazem parte das novas funcionalidades que serão criadas pelo UFBA-SIM os ambientes virtuais de aprendizagem para interação de professores e estudantes em tempo real e o mecanismo de emissão de documentos com assinatura autenticada, entre eles o histórico escolar e o comprovante de matrícula.

O UFBA-SIM é composto por três grandes sistemas integrados, ou seja, o de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA), o de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH) e o de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC).

Esses sistemas estão sendo implantados gradativamente, por módulos, e o primeiro da fila é o módulo stricto sensu do SIGAA, que vai possibilitar o acompanhamento das atividades nos cursos de pós-graduação, incluindo a avaliação dos requisitos estabelecidos por colegiados para a obtenção do diploma e preparação para bancas de defesa de dissertações e teses. Toda a conferência e validação desses documentos – que hoje é feita manualmente, será automatizada. A previsão é de que esteja implantado até o próximo semestre letivo, o 2017.2.

Em razão do calendário específico da pós-graduação, muitas demandas não são atendidas adequadamente pelo sistema atual, observa a assessora de tecnologia da informação da UFBA, professora Fabíola Greve, coordenadora geral do UFBA-SIM. “O novo módulo permitirá um calendário mais flexível, com liberdade para a oferta de disciplinas, o que é uma vantagem para os programas de pós-graduação, que assim poderão, por exemplo, promover um curso de dois meses com a participação de um professor visitante”, diz.

O coordenador de Ensino de Pós-Graduação, Ronaldo Lopes Oliveira, destaca que este módulo já foi experimentado por outras universidades com resultados muito positivos.   “Com a participação de representantes de dez programas de pós-graduação, nós realizamos testes para avaliação deste módulo, considerando as diversas áreas do conhecimento e as especificidades tanto de programas consolidados com padrão internacional, quanto programas em rede, desenvolvidos com a participação de várias universidades, e até aqueles em estágio mais inicial. A avaliação foi de que o sistema é bastante completo e contribuirá para uma gestão mais dinâmica dos 87 programas de pós-graduação da UFBA”, afirma.

Os sistemas atuais, segundo Fabíola, são baseados em tecnologias que não avançaram muito nos últimos anos e um dos problemas que carregam é a falta de comunicação entre eles, o que impede o compartilhamento de informações estratégicas. “São sistemas muito voltados para a tecnologia de desktop, com serviços centralizados e com formas de acesso restritas”.

A partir desse diagnóstico feito junto à comunidade acadêmica é que foi idealizado o UFBA-SIM, que abrange áreas fim e áreas meio da atuação universitária, envolvendo, além da área acadêmica, ferramentas voltadas para recursos humanos, gestão financeira, administrativa e patrimonial. Com esse programa, a universidade decide investir em tecnologias avançadas que permitem acesso através de portais na web, dispositivos móveis e o compartilhamento de informações de maneira segura.

 

Substituição do SIAC

Um dos módulos mais importantes a ser implantado é o de graduação, que substituirá o SIAC com vantagens, como a solicitação de trancamento e aproveitamento de disciplinas e a criação de ambientes virtuais de aprendizagem. Ele engloba funcionalidades desde o momento da criação do curso e sua estrutura, assim como o gerenciamento dos cursos e de seus alunos, incluindo a possibilidade do acompanhamento da vida acadêmica de cada um. Através dele, os processos serão automatizados e contribuirão ainda para a economia de recursos naturais, facilitando a tramitação eletrônica dos processos, em atendimento às diretrizes atuais da gestão pública.

Um ambiente virtual será criado a partir de cada disciplina e nele o professor poderá interagir com os estudantes. Por meio do ambiente virtual de aprendizagem, o professor vai poder programar a sua aula, fazer registro de faltas em cadernetas eletrônicas, disponibilizar bibliografia e compartilhar informações com em tempo real, de maneira ampla e integrada.

“Essas novas tecnologias devem facilitar a vida dos estudantes e professores, com a integração de informações e uma maior eficiência dos processos. Atualmente, para uma solicitação de trancamento de cursos ou disciplinas, o aluno precisa se deslocar para entrar em uma fila e encaminhar o seu pedido. Parcela significativa do trabalho é gasto com processos manuais, que demandam o tempo dos servidores e a utilização de recursos naturais. A expectativa é de que os novos sistemas apresentem interfaces que conversem entre si e proporcionem informações segura e integradas, de modo a trazer maior agilidade ao nosso trabalho. A UFBA, pela sua importância e número de alunos que possui, merece uma tecnologia a sua altura”, avalia Nancy Ferreira Vieira, superintendente de administração acadêmica.

Todos os sistemas foram adotados pela UFBA a partir de uma transferência tecnológica da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), responsável pelo seu desenvolvimento. Avaliações sobre a aderência dos mesmos à realidade da universidade são realizadas com a participação de um comitê gestor que envolve representantes da reitoria, superintedências e pró-reitorias, além de coordenadores de cursos e chefes de departamento, a fim de verificar quais funcionalidades atendem às demandas locais e o que precisa ser adaptado. Ao longo deste percurso, mudanças podem ser sugeridas tanto em relação aos sistemas quanto às novas práticas que a comunidade acadêmica precisa assimilar.

“Um sistema envolve rotinas e processos que são definidos e executados por pessoas e que refletem determinada realidade. Espero que a UFBA possa refletir sobre seus processos acadêmicos e institucionais nesta ação de simplificação e modernização. O impacto desses novos sistemas poderá demandar atualização de normas e procedimentos da universidade. Por isso, é preciso vencer também a resistência dos usuários a eventuais mudanças que serão provocadas”, diz Fabíola Greve.

Em uma etapa anterior à implantação dos diversos módulos, treinamentos serão realizados junto à comunidade acadêmica, envolvendo tanto órgãos gestores como servidores e estudantes. Cada módulo terá uma unidade gestora responsável, que, por exemplo, será a Pró-Reitoria de Assistência Estudantil, no caso do módulo de assistência ao estudante, e a Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional para o de avaliação institucional, e assim por diante.

Em funcionamento desde 2009, o SIPAC é o sistema mais consolidado até o momento na universidade e já conta com 11 de seus 27 módulos implantados. Seus próximos módulos disponibilizados serão “patrimônio” – divide-se em Patrimônio  Móvel (possibilitando o registro dos materiais permanentes da instituição, para o controle sobre a localização, movimentação, desfazimento e ajustes contábeis e sofridos pelos bens) e Patrimônio Imóvel (gerenciador de todos os imóveis da instituição); “bolsas” – atende as demandas dos discentes e servidores no que diz respeito às bolsas, sejam ela de auxílio ou apoio técnico, disponibilizadas pela Instituição; e “faturas” – informatiza o acompanhamento e registro das despesas a pagar através de faturas, reúne informações referentes aos gastos com hotéis, passagens, contas de telefone, água e energia elétrica, permitindo o cadastro das faturas, serviços e notas fiscais emitidas, incluindo os processos de pagamentos e o gerenciamento do montante faturado nesses serviços.

Outro sistema que faz parte do programa é o SIGRH, que teve o seu processo de implantação iniciado no ano passado, com sua integração ao SIAPE e a disponibilização do módulo “capacitação”, administrado pela Pró-reitoria de Desenvolvimento de Pessoas (PRODEP). O SIGRH permitirá, entre outras coisas, a progressão funcional automática do docente, o que é uma importante demanda da universidade. O módulo “cadastro” é o próximo a ser disponibilizado.

“O novo sistema é mais interativo e traz novas funcionalidades. Outras universidades que já fazem uso dele sinalizam vantagens como a desburocratização e a diminuição no gasto de papéis”, é o que diz a Pró-reitora de Desenvolvimento de pessoas, Lorene Silva Pinto, que cita como exemplo o módulo capacitação, implantado recentemente, que facilita o contato do trabalhador com a sua chefia para inscrição nos cursos desejados e gera relatórios com indicadores sobre participantes em capacitação e suas respectivas áreas de interesse.  “Com isso, será possível criar um banco de talentos a partir do histórico dos cursos realizados pelos servidores, tendo como base os relatórios gerados pelo sistema que permitirão a análise de dados como, por exemplo, o índice de conclusão dos cursos”.

A pró-reitora considera que outra funcionalidade importante do SIGRH é a progressão automática dos docentes, que será possível através da integração aos demais sistemas, reunindo os dados exigidos para a progressão. Ela afirma que os sistemas atuais são estáticos e não disponibilizam os relatórios necessários à gestão. “A nossa expectativa é muito positiva em relação aos novos sistemas. Isso, no entanto, exigirá o comprometimento de todos para inserção e atualização das informações nos sistemas. Uma vez que as informações estejam disponíveis, tudo funcionará muito bem”, concluiu.

Os novos sistemas adotados já são utilizados por mais de 20 universidades e institutos federais em todo o país, que atuam de maneira colaborativa para torná-los cada vez mais eficientes. A implantação do UFBA-SIM conta com uma equipe técnica multidisciplinar composta por analistas de TI, analistas de processos e designer gráfico que atuam para promover a comunicação institucional do programa, ministrar treinamentos, realizar suporte aos usuários dos sistemas e informação à comunidade sobre a legislação da universidade.

As funcionalidades dos novos sistemas permitirão maior agilidade nos atendimentos aos alunos e maior mobilidade dos professores para exercício da sua função, além de revisar e otimizar os processos administrativos e ampliar o acesso às informações dos sistemas por parte de toda a comunidade acadêmica. Com isso, visa reduzir o tempo gasto com as atividades operacionais e fazer com que a universidade possa direcionar ainda mais os esforços para atingir seus objetivos de excelência acadêmica e compromisso social.

Um comentário em “UFBA-SIM vai informatizar e modernizar sistemas

  1. Ótima iniciativa! Espero que seja possível obter informações mais precisas sobre o nosso corpo acadêmico. Como por exemplo, a população de pessoas com mobilidade reduzida circulando nos campi.

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