Pós-graduação terá novo sistema informatizado para aprimorar procedimentos acadêmicos

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Um novo sistema informatizado, o Sigaa, ou Sistema Integrado de Atividades Acadêmicas, começará a ser utilizado na UFBA para aprimorar o funcionamento dos cursos de pós-graduação stricto sensu, ou seja, mestrado e doutorado, a partir do início do próximo ano. Já ao longo do segundo semestre letivo de 2018, será feito o treinamento da comunidade de pós-graduação para uso do sistema, começando por coordenadores e secretarias e passando em seguida aos professores e estudantes dos programas.

A implantação do sistema na pós faz parte do Programa UFBA SIM (Sistemas Integrados e Modernos), que investe em novas tecnologias da informação para aprimorar os procedimentos e rotinas na universidade.

“O novo sistema vai assegurar maior agilidade às demandas dos estudantes, que poderão acompanhar a sua situação acadêmica e obter documentos como comprovante de matrícula e histórico escolar”, diz o pró-reitor de Pesquisa e Pós-Graduação da UFBA Olival Freire Junior, que vê entre as vantagens do Sigaa a possibilidade de eliminar trâmites burocráticos com papéis e carimbos e gerar menor carga de trabalho para docentes e técnicos. “A expectativa é de contribuir para a racionalização das atividades e a economia de tempo”, destaca.

No momento, os gestores acadêmicos devem proceder à fase de correção de dados, que vai até o final deste mês de julho, com a conferência e atualização nas bases de dados do Sistema Acadêmico (SIAC) e da Plataforma Sucupira da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) para migração para o novo sistema. A assessora de Tecnologia da Informação Fabíola Greve explica que o sistema antigo foi feito para a graduação e não atende a todas as especificidades dos processos da pós-graduação, “apesar de algumas modificações que foram empregadas com esse intuito”.

Entre as principais novidades que o sistema oferece estão um calendário de graduação e stricto sensu diferentes, com a possibilidade de uma programação de acordo com o calendário da CAPES/Bolsas; canais para orientação dos procedimentos acadêmicos (matrícula, trancamento, etc) com apoio do sistema; acompanhamento do cumprimento da grade para realização da defesa de dissertações e teses (eliminando o problema de defender o trabalho final sem  integralização curricular); componentes curriculares com tipos mais flexíveis; ferramentas para facilitar a comunicação (portal web, mobile, avisos no login do sistema e turma virtual com aviso no twitter); login individualizado e unificado para melhoria na auditoria, controle de acesso e segurança, menor número de senhas; e definição da banca, convocação, atas, emissão de  certificado de participação.

A superintendente de Administração Acadêmica (Supac), Nancy Vieira, avalia que o sistema atende as demandas da pós-graduação em relação ao calendário acadêmico, registro de atividades, matrícula e diplomação. O pessoal dos núcleos da SUPAC para Registro de Cursos e de Alunos da Pós-graduação estão atuando em contato direto com os coordenadores de curso na migração de dados entre os sistemas.

“A expectativa é melhorar os nossos serviços, garantindo maior rigor, eficiência e agilidade no atendimento ao público”, diz. Não será mais necessário ao estudante se deslocar de sua casa e entrar numa fila para realizar procedimentos como trancamento de disciplinas, o que será possível fazer de casa, através do sistema, explica ela.

“O (novo) sistema é eficaz, mas precisa ser alimentado com dados confiáveis”, destaca Olival Freire, sinalizando que após conferência de dados em andamento haverá uma segunda revisão das informações transferidas para o Sigaa.

O sistema permite, segundo Fabíola Greve, que os gestores acadêmicos, em alguma medida, possam adaptar o seu uso para atender as especificidades do projeto pedagógico de cada curso. Será possível, entre outras coisas, o acompanhamento da integralização da grade curricular pelos estudantes e o aproveitamento diferenciado da carga horária dos docentes. O sistema também disponibiliza recursos para ampliar o contato entre professores e estudantes. A intercessão entre os portais docente e discente dará origem à ferramenta “Turma Virtual”, um ambiente de aprendizado com recursos multimídia e canais de comunicação para compartilhamento de conteúdo, plano de aula, bibliografia e caderneta eletrônica com notas e frequência.

Serão implantados os seguintes módulos do SIGAA:

  • SIGAdim – para cadastramento de unidades acadêmicas (departamentos,  programas de  pós, etc.) e configurações gerais do stricto sensu na UFBA;
  • Módulo Strictu – para registro de calendário geral, cursos, grades, áreas de concentração, linhas de pesquisa, componentes, definições  das regras gerais e gestão dos programas de pós e cursos;
  • Portal da Coordenação – para gestão do Programa e respectivos cursos com planejamento, inscrição  discente, processo seletivo, gestão do  processo  seletivo e  manutenção portal do programa;
  • Portal Discente – para orientação de atividades, consultas, análise pedidos de trancamento e inscrição semestral. Fornecerá também documentos como atestados de matrícula e histórico escolar;
  • Portal Docente – para inscrição semestral, histórico, comprovante de vínculo, etc. Permitirá a importação de dados do Portal Lattes com a produção intelectual do professor/pesquisador.
  • Portal Público – processo seletivo, consulta componentes, etc.; e
  • Portal do Programa – para informações públicas sobre o Programa.

“Vários processos da pós-graduação ainda são realizados de maneira manual, a exemplo do processo seletivos. O Sistema vai assegurar desde a seleção automatizada até o processo de defesa e qualificação”, diz a assessora em TI, que frisa a importância da participação de todos para o sucesso da iniciativa, com a validação e melhoria dos processos acadêmicos e aprendizagem dos usos e funcionalidades do sistema.

O Sigaa foi desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e, para a sua implantação na UFBA, passou por validação de funcionalidades, customização, melhorias e adequação à legislação e aos processos da universidade.

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