Implantação total do UFBAPEN extinguirá processos em papel a partir de dezembro

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UFBAPEN com bordaA partir de dezembro de 2019, todas as áreas – acadêmica, administrativa e de recursos humanos – deverão abrir processos exclusivamente de forma digital, após a última fase da implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), na UFBA. A expectativa é de que a modernização, possibilitada pelo sistema de tramitação eletrônica “gere uma economia anual de quase R$ 1,5 milhão e possibilite que os processos tramitem com mais agilidade e transparência na instituição”, informou a coordenadora de sistemas da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), Ana Carina M. de Almeida Melo, integrante do Comitê Executor do Processo Eletrônico Nacional na UFBA (UFBAPEN).

Além da economia em consequência da redução do uso de papel, dos custos com tramitação física e do espaço de armazenamento físico, a implantação total do PEN na UFBA também trará celeridade na criação, tramitação e acesso de processos e documentos, aprimoramento da confiabilidade e segurança das informações. Para que isso seja possível, no último dia 16 de agosto, foi instituída pelo Gabinete da Reitoria a portaria n° 104/2019, que estabeleceu orientações gerais e definiu o cronograma das etapas necessárias para implantação total do UFBAPEN, além das ações e providências necessárias à implantação dos procedimentos operacionais.

De acordo com Melo, “todas as unidades precisam revisar seus procedimentos operacionais em conformidade com a legislação do PEN e todos devem participar, pois essa é uma responsabilidade de toda a UFBA”.  A Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (Supad) guiará o processo de revisão e o comitê executor do UFBAPEN terá o papel de acompanhar a fim de sanar dúvidas, verificar o cumprimento dos prazos e intervir com soluções para possíveis problemas que impeçam a revisão e aprovação do procedimento”, esclareceu a técnica da STI.

“A chave do sistema será virada no dia 02 de dezembro”, anunciou Melo, acrescentando que “todos os tipos de assuntos de protocolo serão eletrônicos a partir daí”. Segundo cálculos do Comitê Executor do UFBAPEN, a economia advinda da supressão do uso de papel e malote deverá ser de R$ 1.482.085,14, sem levar em conta os gastos com espaço de armazenamento físico e aluguel de impressoras.

Além disso, com o processo eletrônico, todo cidadão – da sociedade civil e membros da comunidade UFBA – poderá realizar uma consulta transparente, rápida, segura e padronizada aos processos e documentos que tramitam na Universidade.  O pronto acesso será possível devido à versão do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), utilizada pela UFBA.

O UFBAPEN, cuja primeira fase de implantação começou em dezembro de 2018 com o setor de compras, “tem o objetivo de institucionalizar de forma planejada e controlada a tramitação eletrônica de processos e documentos em todas as unidades (acadêmicas e administrativas) da UFBA”, informa a presidente do Comitê Executor, Maria Luiza Braga. A implantação da tramitação eletrônica de processos integra as diretrizes e metas de tecnologia da informação, estabelecidas pela gestão da Universidade, e presentes no seu PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação), como medida de agilidade e economicidade para a instituição.

Certificado de finalista do prêmio PMI - Bahia 2019

Certificado de finalista do UFBAPEN, no prêmio PMI – Bahia 2019

A qualidade e excelência no modo como o projeto de implantação do UFBAPEN vem sendo conduzido obtiveram reconhecimento fora da Universidade, pois o projeto figurou entre os três finalistas do Prêmio PMI Bahia 2019, entregue no último dia 22 de agosto. A instituição é o capítulo regional do PMI – Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projetos), que é a uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos e auxilia mais de 700 mil profissionais certificados e voluntários, em praticamente todos os países do mundo, a aumentar o sucesso das suas empresas, evoluir em suas carreiras e tornar a profissão de desenvolvedores de projetos mais madura.

Histórico de atividades

Em novembro de 2016, a UFBA recebeu do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) o ofício circular nº 802/2016, solicitando planejamento institucional para implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), conforme disposto no Decreto Presidencial n. 8.539/2015. As portarias 187/2016 e 188/2016, emitidas pelo reitor da UFBA, designaram um Comitê Diretivo com a finalidade de deliberar sobre o planejamento e a escolha do sistema para adesão ao PEN e um Comitê Executor com a finalidade de planejar e executar ações para a efetiva implantação do PEN.

O Comitê para Implantação do Processo Eletrônico na UFBA foi instituído em janeiro de 2017, composto por um comitê diretivo e um comitê executivo. O Comitê Diretivo é formado por dirigentes da reitoria, área acadêmica, pessoal e administrativa e delibera sobre planejamento institucional para a implantação do processo administrativo eletrônico e efetivo acompanhamento da execução das metas e ações traçadas, e de definir o software de tramitação de processos eletrônicos em conformidade com o PEN.

Já o Comitê Executor, formado por especialistas nas áreas de arquivologia, tecnologia da informação, desenvolvimento institucional e comunicação, tem a finalidade planejar e executar ações para efetivar a implantação do processo administrativo eletrônico na Universidade e fomentar as atividades necessárias. O coletivo é dividido em grupos de trabalhos nas áreas de procedimentos operacionais (PO), Tecnologia da Informação (TI), Comunicação, Capacitação e Gestão documental.

Nos meses de janeiro e fevereiro de 2017, o Comitê Executor elaborou o Relatório Técnico de Avaliação com o resultado da análise de conformidade das ferramentas do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) e SIPAC, em relação ao Decreto Presidencial 8.539/2015 e Portaria Interministerial 1.677/2015. Este relatório serviu de base para a tomada de decisão do Comitê Diretivo que optou, em março de 2017, pela utilização do módulo de Protocolo do SIPAC para tramitação eletrônica de processos por diversos motivos, dentre os quais melhor economia de recursos com implantação e menor impacto cultural na instituição.

Durante o ano de 2018, o Comitê focou o trabalho na análise de situações e proposições de soluções para assegurar o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo como preconiza o decreto presidencial para os órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. De acordo com Braga, foram “desenho e redesenho de documentos, procedimentos operacionais relacionados à criação e tramitação de processos e/ou documentos eletrônicos no intuito de otimizá-los, eliminando redundâncias de atividades, viabilizando o compartilhamento de equipamentos, identificando pontos de automatização e a necessidade de aquisição de novos equipamentos para digitalização de documentos em papel”.

De acordo com Braga, os membros do Comitê UFBA PEN “estabelecem normatização para os vários tipos de documentos e processos com o objetivo realizar a classificação, determinar a temporalidade e a destinação deles (área meio e área fim) e adaptar os procedimentos operacionais acadêmicos e administrativos para criação e tramitação de processos e documentos natos digitais”. Para tanto, “foram elaborados modelos (templates) tanto para a criação de novos processos, que já devem nascer eletrônicos, como também para os que precisam continuar existindo em meio analógico devido a aspectos legais”, esclareceu a servidora da STI.

Os integrantes do Comitê também reuniram conteúdos, seguindo a legislação do PEN para conceber, elaborar e gravar as aulas EAD do Curso de Capacitação em Processo Eletrônico, voltado para os servidores da UFBA que lidam com processos. Em novembro de 2018, começaram as aulas da primeira turma e, até o momento, já foram ministradas quatro turmas com a capacitação de 463 servidores, dentre eles, gestores de setores. Uma próxima turma com 400 vagas começará nesse mês de setembro.

“A implantação do PEN na UFBA é muito mais que uma inovação tecnológica, representa uma mudança na cultura organizacional, na forma como o trabalho é realizado por diversos setores”, acrescentou Braga. E ao que tudo indica, o trabalho segue a contento, pois diante das atividades realizadas no curso, a taxa de satisfação dos participantes é alta: 93% (65,3 % ficaram muito satisfeitos e 27,8 %, satisfeitos), segundo questionário de avaliação, respondido ao final dos módulos.

O projeto faz parte do Programa institucional UFBA SIM (Sistemas Integrados e Modernos) e tem envolvimento direto da Reitoria; das Pró-Reitorias de Planejamento e Orçamento (PROPLAN), Administração (PROAD), Desenvolvimento de Pessoas (PRODEP); das Superintendências de Administração Acadêmica (SUPAC), de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (SUPAD) e de Tecnologia da Informação (STI) e do Sistema Universitário de Bibliotecas (SIBI).

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