Representação do fluxo da movimentação dos processos e documentos via sistema de barramento.
Agilidade e redução de custos operacionais são benefícios que o sistema de barramento do Processo Eletrônico Nacional (PEN) traz à Universidade Federal da Bahia, na tramitação, pela Internet, de documentos e processos eletrônicos para outros órgãos, fundações e autarquias da administração pública.
“A inovação já é uma realidade para todas as unidades, superintendências e órgãos da UFBA, permitindo o envio e recebimento de processos e documentos entre os diversos sistemas de protocolo das instituições, de forma transparente ao usuário, através do canal de barramento do PEN”, informa a integrante do comitê executor do processo eletrônico da UFBA, Ana Carina Melo.
A tramitação pode ser feita para diversos órgãos externos através do Gabinete da Reitoria, que é o setor treinado e habilitado a realizar tais operações, “bastando que os órgãos internos da Universidade encaminhem o processo, via Sistema de Administração de Patrimônio e Contratos (SIPAC) para o Gabinete, informando através de um despacho qual é o órgão externo que deverá recebê-lo”, orienta a técnica.
Melo explica que “neste momento, o comitê executor do UFBAPEN realiza a atualização dos procedimentos operacionais (PO), visando à agilização das operações de quem precisa enviar e receber documentos e processos externos, nos diversos setores da Universidade”. A movimentação pelo sistema de barramento só ser tornou uma realidade para a UFBA porque a Universidade avançou nos requisitos de implantação do processo eletrônico, por meio do programa UFBAPEN.
A UFBA passou a integrar recentemente – a partir de março de 2021 – o sistema de barramento do PEN do Governo Federal, após o trabalho de adaptação do código fonte do SIPAC. A Superintendência de Tecnologia da Informação (STI/UFBA) interagiu com o Ministério da Economia e a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) – instituição desenvolvedora do sistema – para a adaptação do código-fonte do SIPAC e testes de integração do barramento, entre as instituições, num período de oito meses, segundo a técnica da STI/UFBA.
O sistema de barramento
O Barramento de Serviços do Processo Eletrônico Nacional do Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma plataforma centralizada, desenvolvida pelo Ministério da Economia, como uma solução que permite o trâmite de processos ou documentos administrativos digitais de maneira segura e com confiabilidade de entrega, entre diferentes órgãos das três esferas de governo – federal, estadual e municipal – dentre eles, órgãos federais, autarquias, tribunais, estados e prefeituras.
Como artifício tecnológico, permite que os sistemas se comuniquem entre si, trocando informações de maneira eficiente, de forma segura e transparente para o usuário. Isso se deve à capacidade dos sistemas de interoperar. Sendo assim, viabiliza a comunicação entre os órgãos que utilizam diferentes sistemas de Protocolo, tais como SIPAC, SEI, SAPIENS ou outras soluções tecnológicas de processo eletrônico.
Desse modo, é uma evolução na tramitação eletrônica de processos e permite que os documentos sejam expedidos e acompanhados exclusivamente em ambiente virtual, entre os órgãos públicos. Na Administração Pública Federal, foi nomeado como ConectaGOV-PEN que é um conjunto de serviços eletrônicos que permitem a intercomunicação entre órgãos e entidades usuários de quaisquer soluções de processo eletrônico.
Independente da tecnologia adotada, a infraestrutura centralizada da plataforma do barramento, definida com o estabelecimento de um protocolo comum para tramitação segura, permite que os órgãos e entidades sejam usuários de diferentes softwares de processo eletrônico e ainda assim, compartilhem seus processos. As entidades são livres para escolher o sistema de processo eletrônico que melhor atenda a suas necessidades.
Assim, o envio de um processo entre instituições externas diferentes torna-se tão prático quanto tramitar um processo entre áreas do mesmo órgão. Até o momento, a inovação já foi implantada em 100 órgãos das três esferas da administração pública e 73 estão na fase de implantação.