O fim do suporte em papel representa economia, sustentabilidade, eficiência no tempo de tramitação e transparência.
Abrir, acompanhar e arquivar processos administrativos de forma totalmente eletrônica já é realidade para quase 80% dos procedimentos na Universidade Federal da Bahia.
A marca foi alcançada no início de maio e é um significativo resultado da implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), que tornou possível a tramitação eletrônica de processos na instituição. “Essa marca é um indicador relevante que demonstra a prática da boa governança sendo consolidada na Universidade”, afirma a pró-reitora de administração (Proad), Dulce Maria Carvalho Guedes.
“A tramitação dos processos eletrônicos permite que “as atividades administrativas sejam realizadas em tempo mais reduzido, superando as barreiras geográfica e material. Dessa forma, a tomada de decisão ganha elevada agilidade, repercutindo na produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos”, afirma Dulce Guedes. Ela destaca ainda a melhoria da “capacidade de intercomunicação entre os diversos agentes, sem fazer uso de telefones ou outros meios tradicionais de comunicação, a exemplo de veículos oficiais”.
A evolução resultante da implementação do PEN na UFBA – UFBAPEN – começou a se fazer notar ainda no final de 2020, quando a Universidade alcançou 25% do volume total de processos tramitando em formato eletrônico, segundo o coordenador de desenvolvimento institucional da Superintendência de Desenvolvimento Institucional (Supad) da UFBA, Adriano de Lemos Alves Peixoto.
“No final de 2021, chegamos a 50%. E agora, nesse início do mês de maio de 2022, nos aproximamos de 80% do volume total de processos da UFBA, em formato eletrônico. A expectativa é chegarmos ao final desse ano de 2021, com um pouco mais de 90% e talvez 100% no mês de junho do próximo ano de 2023”, acredita Peixoto. A pró-reitora de Administração também acredita que será possível alcançar a totalidade nessa data, pois o PEN “é prioridade da gestão e, dessa forma, as equipes de trabalho estão mobilizadas para o alcance de 100% dos processos tramitando eletronicamente”.
Agilidade, transparência e fim do suporte em papel
A intensificação do uso dos processos eletrônicos na universidade viabiliza “ações de melhoria que estão previstas como um dos objetivos estratégicos, no Plano de Desenvolvimento Institucional da UFBA”, afirma Guedes. A pró-reitora enfatiza que “entre essas ações, os processos eletrônicos figuram como ferramenta para uma gestão moderna, ágil, mais sustentável e econômica, principalmente no uso de papel, transporte interno entre outros”.
“Não temos mais suporte em papel. Só isso já representa um ganho incrível em economia e sustentabilidade. Mas os ganhos mais importantes são em termos de eficiência no tempo de tramitação e transparência”, destaca Adriano Peixoto. Entre as vantagens com o fim dos processos em papel, o coordenador de desenvolvimento institucional destaca que “não há mais como perder um processo que ficou em uma gaveta, esquecido na prateleira, fora do lugar. Além disso, o interessado sabe exatamente o que está acontecendo e como seu processo está tramitando” – para isso, basta realizar a busca no site www.sipac.ufba.br .
“Esses processos e fluxos de trabalho totalmente digitais atravessam diversos setores, mas também existem alguns fluxos que são localizados em unidades específicas [e que por isso] começam e terminam na mesma unidade”, explica Peixoto. “Mas a beleza disso são esses fluxos/processos que percorrem diversas unidades na universidade. Aí é que vemos a importância do processo eletrônico”, avalia.
Dulce Guedes salienta também o ganho em transparência dos processos aportado pelo PEN. “Do ponto de vista interno, são inequívocas as melhorias no desempenho dos processos, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos”. Peixoto informa que “chegamos a um ponto onde os grandes fluxos de trabalho já tramitam quase todos nesse formato [eletrônico]. Estamos entrando em uma fase onde o quantitativo de processos, em termos de código, é pequeno. Daí porque o crescimento passa a ser mais lento”, explica.
Pioneiros do UFBAPEN
De acordo com a técnica da Superintendência de Tecnologia da Informação Ana Carina Almeida de Melo, o setor de contabilidade da Proad “foi peça chave para alcançarmos mais 25% da tramitação eletrônica dos processos”. A contadora na Proad, Maria Celestina Pinto Nascimento lembra que “nós começamos esse trabalho há muito tempo, quando ainda nem se falava em processos eletrônicos, devido à necessidade de ter um normativo para orientar as diversas unidades, em relação ao trabalho de execução orçamentária, financeira, patrimonial”.
“Isso foi primordial porque o cerne, o núcleo do trabalho, foi gerado lá na contabilidade da Proad, com a participação de técnicos da STI, Supad e da área de arquivos da UFBA, com a elaboração dos procedimentos operacionais dos processos de pagamento”, recorda Celestina. “Chegou um momento em que já tínhamos várias minutas prontas, e aí fomos caminhando para executar o processo eletrônico. Então era um ‘vai-e-vem’ de arquivos, a fim de verificar se algo não estava de acordo e se podia ser melhorado”, disse a contadora, à frente da contabilidade da UFBA há mais de 20 anos.
A atuação no núcleo de contabilidade precedeu as atividades do Comitê do UFBAPEN, grupo de trabalho multidisciplinar que reúne professores e técnicos de diversas pró-reitorias, superintendências e setores da Universidade. “A implantação do comitê do UFBAPEN foi formalizada em dezembro de 2016, mas, na prática, os trabalhos já tinham começado, com a análise da legislação, requisitos dos sistemas e compreendendo o funcionamento da Universidade. O comitê executor do UFBAPEN é composto por 17 profissionais, mas, de alguma forma, muitos se envolveram nesse trabalho, em alguma etapa, e estamos falando de centenas de pessoas, sem medo de exagerar”, falou Peixoto.
O comitê UFBAPEN definiu um projeto piloto e começou a trabalhar com cada tipo de processo (código de classificação Conarq), o que envolveu mapeamento do fluxo e todas as unidades que dele participam de alguma forma; avaliação das funcionalidades e sistemas acessórios ao seu funcionamento; avaliação da adequação dos fluxos às normas/legislação; e processo de validação do produto deste mapeamento.
No final de 2020, houve a adesão da UFBA ao barramento de serviços do governo federal, tornando possível a tramitação de processos da UFBA para qualquer órgão externo da administração pública federal, estadual ou municipal que também utilize essa tecnologia.