Mais sustentabilidade ambiental, eficiência, rapidez, transparência, menor probabilidade de erro e mais possibilidade de acesso às comunidades interna e externa à Universidade. Esses são os principais benefícios tramitação eletrônica de documentos e processos, que neste mês atingiu 100% na Universidade Federal da Bahia.
Desde o dia 08 de maio de 2023, a abertura, tramitação e acompanhamento dos processos administrativos são totalmente por meio eletrônico na UFBA. “Essa ‘virada de chave’ para o funcionamento 100% por via digital possibilita mais economia de tempo e recursos, pois com a passagem de todos os processos da universidade para o modo de tramitação conforme os requisitos do Processo Eletrônico Nacional (PEN), não teremos mais nenhum processo tramitando em formato de papel”, explica o coordenador de Desenvolvimento Institucional da Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (Supad) da UFBA, Adriano Peixoto.
“É uma “virada de chave” porque representa a consolidação da evolução da implantação do Processo Eletrônico Nacional na UFBA”, destacou o integrante da coordenação de desenvolvimento da Supad e membro do Comitê para implantação do PEN na UFBA (UFBAPEN), Robson Almeida. “É o passo final, que completa a digitalização de 100% dos processos”, acrescentou Peixoto, explicando que “só haverá processos físicos nos casos de processos antigos, que tiveram sua abertura em formato físico à época”.
Com o processo eletrônico, todo cidadão – da sociedade civil e membros da comunidade interna Universidade – pode realizar uma consulta transparente, rápida, segura e padronizada aos processos e documentos que tramitam na administração pública brasileira. O pronto acesso é possível devido à versão do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), utilizada pela UFBA.
Para garantir a eficiência e eficácia dos processos eletrônicos, o SIPAC incorporou a mais recente tabela de Códigos de Classificação de Documentos (Conarq), versão 2020, e os novos processos que forem criados a partir dessa data, têm nova estruturação de assuntos. “Diante dessa alteração da tabela, vem junto a necessidade de uma nova classificação de alguns tipos de documentos, então é preciso que os usuários do sistema tenham atenção para fazer a correta classificação dos documentos e processos que forem tramitar no formato eletrônico”, alertou o coordenador.
A adoção da nova tabela Conarq requerer algumas ações por parte dos usuários do Sipac, pois houve uma atualização sobre como reclassificar o assunto de todos os processos ativos, criados até 28/04/2023. Para reclassificar com os novos códigos da tabela Conarq, é necessário que o usuário verifique a nova numeração a ser utilizada no cadastro de processos, seguindo os respectivos procedimentos operacionais que estão definidos no Manual de Procedimentos disponibilizado no site da Supad.
“Os atuais processos com status ativos precisam ser reclassificados segundo a tabela Conarq, dentro de um prazo pré-definido”, orienta a coordenadora de projetos da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI/UFBA) e também membro do Comitê UFBAPEN, Leila Karita. “Para os procedimentos administrativos, isso significa que, mais do que nunca, eles precisam ser seguidos porque os processos em formato eletrônico estão mapeados numa ordem de documentos indicada nos procedimentos a suas formas de tramitação com os códigos para quem manda e como manda. Somente depois da correta alteração da nova classificação Conarq, os usuários conseguirão movimentar os processos”, enfatizou Adriano Peixoto.
Tabela Conarq
O Conarq é o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, definido pelo Conselho do Arquivo Nacional. É um instrumento arquivístico resultante da avaliação que classifica os documentos de arquivo e defini os prazos de guarda e a destinação final desse conjunto documental, para garantir o acesso à informação e foi desenvolvida pela Coordenação-Geral de Gestão de Documentos e Acesso (CGMD) do Arquivo Nacional e tem como objetivo principal padronizar a gestão de documentos arquivísticos digitais, facilitando a sua gestão, recuperação e preservação
Por meio da Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020 o Arquivo Nacional aprovou um novo código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos a atividades-meio do Poder Executivo Federal. Essa nova tabela Conarq – 2020 passou por uma atualização recente, definida pela Portaria AN nº 86, de 07 de outubro de 2022, publicada no Diário Oficial da União (DOU nº 199, seção 1, página 210, de 19/10/2022).
O PEN na UFBA
Iniciado em 2016, o movimento de implantação do PEN na UFBA e tem o objetivo de institucionalizar de forma planejada e controlada a tramitação eletrônica de processos e documentos em todas as unidades (acadêmicas e administrativas) da UFBA. O PEN foi implantado na UFBA por fases, de forma gradual, para permitir a adequação dos processos e o aprendizado dos servidores e gestores à nova realidade de trabalho. A marca de 100% dos processos eletrônicos representa, dessa forma, a consolidação da implantação do PEN na Universidade.
Todas as áreas – acadêmica, administrativa e de recursos humanos – da UFBA estão habilitadas para a abrir processos exclusivamente de forma digital, proporcionando modernização, economia, agilidade e transparência. Além da economia em consequência da redução do uso de papel, dos custos com tramitação física e do espaço de armazenamento físico, a implantação total do PEN na UFBA também integra as diretrizes e metas de tecnologia da informação, estabelecidas pela gestão da Universidade, e presentes no seu PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação) e consta como medida de agilidade e economicidade para a instituição.
Além disso, a instauração do PEN implica numa mudança na cultura organizacional da Universidade, por isso, a Pró-reitoria de Desenvolvimento de Pessoas (Prodep) junto com o Comitê do UFBAPEN vem oferecendo capacitação para os servidores que trabalham diretamente com processos em cursos de capacitação em processo eletrônico.
O projeto UFBAPEN faz parte do Programa institucional UFBA SIM (Sistemas Integrados e Modernos), tem coordenação diretiva da Reitoria e participação das Pró-Reitorias de Planejamento e Orçamento (Proplan), Administração (Proad), Desenvolvimento de Pessoas (Prodep); das Superintendências de Administração Acadêmica (Supac), de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (Supad) e de Tecnologia da Informação (STI) e do Sistema Universitário de Bibliotecas (Sibi).
É possível obter mais conhecimento sobre o UFBAPEN pelo portal UFBASIM, que reúne vários materiais como tutoriais e vídeos de formação e capacitação, documentos informativos e notícias. Dúvidas sobre tramitação eletrônica podem ser sanadas pelo e-mail ufbapen@ufba.br