Equipe de avaliação e organização de documentos. (Foto: Cláudio Rodrigues-CAD/PROAD).A Coordenação de Arquivo e Documentação (CAD) da UFBA está comemorando uma década dedicada à preservação da documentação institucional e à promoção do acesso ao conhecimento e ao fortalecimento dos laços da comunidade universitária.
A história da CAD – ligada à Pró-reitoria de Administração da UFBA – começa a ser escrita no final dos anos 1970, com a criação do Serviço de Comunicação, Arquivo e Protocolo, responsável por cuidar dos documentos da instituição. Ao longo dos anos, passou por transformações e suas atribuições se expandiram, incluindo a microfilmagem, a criação do Arquivo Geral, a Divisão de Microfilmagem e a evolução para o Núcleo de Gerenciamento de Documentação e Arquivo, antes de se tornar a CAD.
A Coordenação funciona como uma guardiã da memória da UFBA, mantendo e protegendo documentos de inestimável valor, garantindo que as gerações futuras possam aprender com os feitos do passado e que todos na comunidade acadêmica tenham acesso às informações que moldaram a UFBA, durante esses anos.
Sistema de arquivos deslizantes da CAD (Foto: CAD/PROAD).Realizações Importantes
Em 2013, a CAD deu vida ao mascote “Cadinho”, que personifica o espírito de dedicação à preservação documental da UFBA. Até 2018, a Coordenação realizou os mapeamentos e diagnósticos nas unidades documentais, com a finalidade de avaliar quantitativamente e qualitativamente a situação dos arquivos das unidades universitárias e de outros órgãos da UFBA. Essa atividade resultou no recolhimento de 25 mil caixas de documentos, originados nas unidades acadêmicas e administrativas, que foram avaliados pelo Arquivo Geral da CAD. Atualmente, cerca de 5 mil caixas de documentos aguardam orientação definitiva do Arquivo Nacional para serem eliminadas.
A CAD também tem participado ativamente, desde 2017, da Semana Nacional de Arquivos, contribuindo com palestras, cursos e apresentações, promovendo a conscientização sobre a importância dos arquivos e do acesso à informação. Desde 2018, realiza também o seu Ciclo de Palestras (CPCAD), evento anual sobre temas importantes para a gestão documental e a preservação da memória institucional. Cada edição do evento é uma oportunidade para a comunidade acadêmica aprender com especialistas e explorar as melhores práticas em Arquivologia.
Também é de 2018 a criação da assessoria arquivística, com a finalidade de orientar as unidades da UFBA quanto à avaliação e destinação de documentos, visando a padronizar e integrar sistematicamente as atividades de arquivo, proporcionando uma gestão documental moderna e eficaz. A partir de 2019, a CAD requalifica a sua digitalização dando suporte para implementação do Assentamento Funcional Digital. Neste ano de 2023, foi criado um grupo de trabalho com a finalidade de elaborar diretrizes e recomendações para gestão documental da UFBA.
Equipe de avaliação e organização de documentos. (Foto: Cláudio Rodrigues-CAD/PROAD).Projetos para o futuro
A CAD tem grandes planos para o futuro como a expansão da assessoria arquivística, o desenvolvimento do deu Plano Diretor (PDU), alinhando metas e ações estratégicas com o Plano de Desenvolvimento Institucional da UFBA, passando a funcionar como o órgão central da política de arquivos da UFBA e coordenando o sistema de arquivos da instituição. Para tanto, a criação de instrumentos de pesquisa facilitará o acesso aos documentos sob a custódia da Coordenação.
A CAD está desenvolvendo uma plataforma digital, que permitirá a divulgação e o acesso aos instrumentos de pesquisa, a solicitação de serviços de assessoria arquivística e o acompanhamento das atividades decorrentes de termos de cooperação com as demais unidades da universidade.
O Arquivo Geral da CAD, por sua vez, está se aperfeiçoando para se consolidar como um centro de integração, oferecendo oportunidades de visitas técnicas, oficinas e apresentação de trabalhos baseados nos documentos custodiados em seu acervo.
Exposição comemorativa no foyer da Biblioteca Universitária Reitor Macedo Costa – Campus Ondina (Foto: CAD/PROAD).Festejando
“A Coordenação de Arquivo e Documentação tem como propósito proteger e zelar pela preservação documental da universidade, atuando, cada vez mais, de modo sistêmico através das políticas e do sistema de arquivos. É nosso objetivo, portanto, continuar compartilhando conhecimento e informação com toda a comunidade universitária. Este ano, no qual celebramos dez anos de CAD, simboliza um momento ímpar, uma nova história, com o fortalecimento da arquivologia e de seus profissionais arquivistas, técnicos e auxiliares em documentação”, comemora o coordenador Antônio Guedes.
Visita de alunos do Centro Educacional Império do Saber. (Foto: CAD/PROAD).Para o Pró-Reitor de Administração Wagner Miranda Gomes, “a Universidade é um locus de informação e saberes, onde o conhecimento é construído coletivamente. Nesse contexto, a Coordenação de Arquivo e Documentação da Pró-reitoria de Administração, nesses dez anos de existência, vem desempenhando atividades relacionadas à gestão documental, da informação e do conhecimento, contribuindo, assim, para que a UFBA cumpra a sua missão institucional, oferecendo o ensino público, gratuito e de qualidade para sociedade”.
Da esquerda para a direita: Nanci Moreira – Chefe de Núcleo de Gerenciamento de Documentação, Antônio Guedes – Coordenador da CAD, Wagner Miranda – Pró-Reitor de Administração, Aldemária Ione – Coordenadora de Formação Sindical da Assufba e Penildon Silva Filho – Vice-Reitor. (Foto: Cláudio Rodrigues-CAD/PROAD).Em comemoração aos 10 anos, a CAD promoveu de 16 a 27 de outubro, no foyer da Biblioteca Universitária Reitor Macedo Costa, no campus de Ondina, uma exposição destacando os momentos mais significativos da sua história.